Outlook: crea una mailing list dal foglio di calcolo Excel - come funziona
In questo suggerimento pratico, ti mostreremo come creare una mailing list da una tabella di indirizzi Excel in Outlook.
Passaggio 1: regolare l'elenco di indirizzi Excel per l'elenco di distribuzione di Outlook Mail
Prima di poter importare l'elenco dei contatti in Outlook, devi prima prepararlo. Altrimenti Outlook non può gestire il tuo foglio di calcolo. L'esempio seguente si basa su Office 2007, le differenze con Office 2010 sono menzionate nel testo. Spiegheremo nuovamente i singoli passaggi nella galleria di immagini qui sotto.
- Seleziona tutte le righe e le colonne che desideri inserire.
- Nella barra multifunzione sotto "Formule" troverai la voce "Definisci nomi".
- Qui puoi nominare i tuoi record di dati contrassegnati (vedi foto). Ad esempio, scegli un nome come "Contatti" e fai clic su OK.
- Salva la tua lista come file "xls" o come CSV. Outlook potrebbe non "comprendere" il nuovo formato xlsx.
- Il tuo elenco di indirizzi è ora pronto per essere importato in Microsoft Outlook. Ora chiudi Excel.
Passaggio 2: integrare la tabella Excel in Outlook
Ora puoi importare i tuoi dettagli di contatto in Outlook come segue:
- Outlook 2007: apri la scheda "Start" e fai clic su "Importa / Esporta ...". In Outlook 2010 è possibile accedere alla finestra di dialogo "Importa" tramite "File | Apri".
- Si apre "Assistente di importazione / esportazione". Nell'elenco, selezionare "Importa da altri programmi o file" e fare clic su "Avanti".
- Nella finestra seguente selezionare "Microsoft Excel". Facendo clic su "Avanti" si conferma l'inserimento.
- Vai su "Sfoglia ..." e seleziona l'elenco Excel salvato in precedenza. Se si desidera evitare la creazione di duplicati dall'elenco, è necessario selezionare anche l'opzione "Non importare duplicati".
- Seleziona "Contatti" come cartella di destinazione.
- Contrassegnare la riga "Importa contatti nella cartella: Contatti". Se nel primo passaggio hai assegnato un nome diverso, questo verrà visualizzato al posto di "Contatti". Quindi fare clic su "Mappa campi (personalizzati)".
- Sul lato sinistro ora puoi vedere i tuoi valori dalla tabella. Ora assegnali ai campi sul lato destro usando il trascinamento della selezione. Un esempio: si assegna il nome "Tony Stark" al campo "Nome". L'indirizzo email associato si trova nella sezione "Email". Ovviamente puoi anche assegnare altri valori come indirizzo, numero di telefono, fax ecc.
- Conferma l'inserimento con Ok e fai clic su "Fine".
- Ora hai importato l'elenco di indirizzi da Excel in Outlook.
Step 3: crea una mailing list
Ora tutto ciò che devi fare è creare una lista di distribuzione. Nelle versioni più recenti di Outlook, questo elenco è chiamato "gruppo di contatti".
- Sotto "File" vai su "Nuovo" e seleziona "Elenco di distribuzione" (Outlook 2007). In Outlook 2010 si crea un elenco di distribuzione tramite la voce "Contatti" (in basso a sinistra) e quindi nella barra dei menu "Nuovo gruppo di contatti".
- Fai clic su "Seleziona membri" e seleziona "Contatti" sulla destra della griglia della Rubrica.
- Ora puoi aggiungere un numero qualsiasi di contatti importati all'elenco. Conferma la tua scelta con Ok.
- Ora puoi nominare la lista di distribuzione. Conferma l'inserimento con "Salva e chiudi".
Nota: questo suggerimento pratico è stato realizzato con Excel 2007 e Outlook 2007. A seconda della versione, i singoli passaggi possono differire leggermente dalle istruzioni.
Questo suggerimento pratico spiega come impostare un secondo fuso orario in Outlook.