Tutorial di accesso: spiegazione di base

Desideri creare un database con Access per la prima volta? In questo tutorial spieghiamo le basi e i termini più importanti di Access versione 2010.

Struttura di un database di Access

Oltre alle tabelle, in Access vengono utilizzate query, moduli, report, macro e moduli.

Tutti i dati sono inizialmente organizzati in tabelle. Una tabella può contenere indirizzi o informazioni sull'articolo, ad esempio. I dati sono conservati in colonne e righe.
Le righe sono chiamate record e le colonne sono chiamate campi.
Con le query è possibile filtrare, combinare o calcolare i dati contenuti nelle tabelle. A tale scopo, se necessario, varie tabelle sono collegate tra loro tramite relazioni.
I dati vengono inseriti dal rispettivo utente in moduli. I dati possono anche essere visualizzati in moduli. È possibile avere l'output dei risultati della query nei moduli.
I report sono simili ai moduli e vengono utilizzati per la stampa.
Le macro vengono utilizzate per automatizzare i processi di lavoro. Diverse azioni, come i comandi di menu, possono essere eseguite automaticamente una dopo l'altra.
Nei moduli, è possibile salvare funzioni e procedure programmate dall'utente tramite VBA.

Un database inizia nella tua testa. È importante definire la struttura in anticipo.

Pensa a quali dati (ad esempio articoli, ordini, informazioni sui clienti) devono contenere il tuo database.
Dividi le varie date in argomenti. Ogni argomento viene successivamente registrato in una tabella separata.
Determina quali informazioni devono essere archiviate in ciascuna tabella. In una tabella con articoli, ad esempio, è necessario il nome dell'articolo, il numero dell'articolo e il prezzo come intestazioni di colonna.
Per evitare record di dati duplicati, definire una cosiddetta chiave primaria. Ciò garantisce che non possano nemmeno sorgere dati ridondanti. Per gli articoli, il numero dell'articolo sarebbe la chiave primaria.
Definire le relazioni tra le singole tabelle. Per creare query da tabelle diverse in un secondo momento, le tabelle devono essere collegate. Al momento dell'ordine, ad esempio, vengono registrati anche i numeri degli articoli. Pertanto, la relazione tra la tabella Articolo e la tabella Ordini sarebbe il campo Numero articolo.

Hai sempre almeno due diversi tipi di vista per ogni oggetto.

Nella vista Progettazione, specificare i campi da utilizzare e impostare le opzioni. Si progetta la vista in moduli e report.
La vista del foglio dati mostra il contenuto delle tabelle e i risultati delle query.
Per moduli e report, i dati vengono visualizzati nella vista modulo o report.

L'inizio di ogni database è la tabella.

Dal menu Genera, vai al pulsante Design tabella.
Inserisci il nome dei campi nella colonna "Nome campo", dai un nome ai campi, ad es. Nome articolo, numero articolo, ecc.
Quindi si definisce il tipo di dati. Nel caso del nome di un articolo, il campo di testo è una buona scelta. Accesso ti offre una selezione qui.
Se si passa alla visualizzazione della scheda tecnica, è possibile inserire i dati di prova.
Se hai creato più tabelle, ora definisci le relazioni tra le tabelle. Per fare ciò, selezionare il pulsante "Relazioni" nella scheda "Strumenti database".
Con il mouse puoi tracciare una linea tra i campi.
Per visualizzare i dati filtrati in un modulo o report, selezionare il comando "Progettazione query" nella scheda "Crea". Aggiungere una o più tabelle da cui si desidera utilizzare i campi facendo clic.
Seleziona i campi che desideri utilizzare dalle tabelle. Trascinare un campo dall'elenco in una colonna vuota o fare doppio clic su una voce dell'elenco.
Se si utilizzano più tabelle, assicurarsi di aver definito correttamente le relazioni.
Salva il tavolo.
Per creare un modulo, vai alla scheda "Crea" e seleziona "Progettazione modulo".
Quindi fare clic su "Aggiungi campi esistenti" nel gruppo "Strumenti". Ora seleziona i campi dalle tabelle o la query appena creata e inseriscili nella bozza.
Ora hai creato il tuo primo database semplice in Access.

Nel prossimo suggerimento pratico, leggerai come eseguire una query a campi incrociati in Access.